Agenda voor vergadering 25 mei

Uitnodiging voor de jaarvergadering van de Dorpsraad Koudekerke-Dishoek

Datum: : Donderdag 25 mei om 19.30 uur

Plaats: : De Klimop

1. Opening welkom en eventuele mededelingen.

2. Vaststellen agenda.

3. Boa’s, komen o.a. vertellen over hun werkzaamheden.

4. Informatie over Tiny Forest door IVN, Ruben Mulder, en Pascal Corbijn namens gemeente Veere.

5. Pauze met koffie / thee.

6. Informatie vanuit de Werkgroep Keiweg m.b.t. de plaatsen woonunits t.b.v. de Oekraïners.

7. Jaarverslag door secretaris.

8. Toelichting op en waarom er nieuwe statuten zijn.

9. Rondvraag.

10. Sluiting

Bijbehorende stukken:

Statuten

Stichting draagt de naam: Stichting Dorpsraad Koudekerke.

2. Zij heeft haar zetel in de gemeente Veere.

3. Het werkgebied van de stichting wordt gevormd door de kernen Koudekerke en Dishoek en hun buitengebied.

Doel

Artikel 2

1. De stichting heeft ten doel:

– de kwaliteit van het woon- en leefmilieu in het werkgebied te verbeteren;

– het behartigen van de belangen van de inwoners van het werkgebied;

– het bevorderen van, het meedenken en meebeslissen over en het dragen van verantwoordelijkheid voor de eigen woon-, werk- en leefomgeving van de inwoners van het werkgebied.

2. De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door:

– een gesprekspartner te zijn voor de Gemeente Veere, de Provincie Zeeland, het Waterschap Scheldestromen, andere publiekrechtelijke rechtspersonen en andere organisaties namens de inwoners van het werkgebied;

– het inventariseren, van wensen en behoeften van de inwoners van het werkgebied;

– het (bijdragen aan het) realiseren van die wensen en het (bijdragen in het) voorzien in die behoeften in samenwerking met bestuursorganen, overige instanties en particuliere initiatieven;

– het organiseren van bijeenkomsten en activiteiten;

– het gevraagd en ongevraagd adviseren over aangelegenheden die voor de bewoners van het werkgebied van belang (kunnen) zijn.

3. De stichting beoogt niet het maken van winst.

Vermogen

Artikel 3

1. Het vermogen van de stichting kan worden gevormd door:

a. subsidies en donaties;

b. giften en erfrechtelijke verkrijgingen;

c. opbrengsten van activiteiten van de stichting;

d. alle andere verkrijgingen en baten.

2. Nalatenschappen worden door de stichting slechts aanvaard onder het voorrecht van boedelbeschrijving.

Bestuur (samenstelling en benoeming)

Artikel 4

1. Het bestuur van de stichting bestaat uit ten minste drie en ten hoogste elf leden. Het aantal bestuursleden wordt – met inachtneming van het in de vorige zin bepaalde – door het bestuur met algemene stemmen vastgesteld.

2. Tot bestuurslid zijn benoembaar personen die:

– meerderjarige zijn;

– wonen in het werkgebied;

– geen bestuurder zijn van een publiekrechtelijke rechtspersoon;

– geen lid zijn van de Raad van de Gemeente Veere.

3. De bestuursleden worden door het bestuur benoemd.

4. Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De functies van secretaris en penningmeester kunnen ook door een persoon worden vervuld.

5. Een bestuurslid wordt benoemd voor een periode van maximaal vier jaar. Het bestuur stelt een rooster van aftreden op. Bestuursleden kunnen ten hoogste tweemaal voor een aansluitende periode worden herbenoemd. Indien nog slechts een bestuurslid in functie is, zal zijn bestuurstermijn niet door tijdsverloop kunnen eindigen, onverminderd het bepaalde in het volgende lid.

6. Na het ontstaan van een vacature, zal het bestuur daarin zo spoedig mogelijk voorzien.

  1. Mocht(en) in het bestuur om welke reden dan ook een of meer vacatures zijn (ontstentenis) en/of er een of meer bestuursleden niet in staat zijn hun functie te vervullen (belet), dan vormen de overblijvende bestuursleden, of vormt het enige overblijvende bestuurslid niettemin een geldig bestuur, onverminderd het bepaalde in artikel 11.
  2. In de vergadering waarin de jaarstukken van de stichting worden vastgesteld, besluit het bestuur ook tot aanwijzing van twee of meer personen (rechtspersonen daaronder begrepen) die zullen zijn belast met de uitoefening van de taken en bevoegdheden van het bestuur in geval van ontstentenis of belet van alle bestuursleden. Aan hen komen, zo lang er sprake is van ontstentenis en/of belet van alle bestuursleden, alle bevoegdheden van het bestuur toe.
  3. De bestuursleden genieten als zodanig geen beloning voor hun werkzaamheden. Zij hebben wel recht op vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun functie gemaakte en door het bestuur goedgekeurde kosten.

Bestuursvergaderingen en bestuursbesluiten

Artikel 5

  1. De bestuursvergaderingen worden gehouden in het werkgebied. Met instemming van alle bestuursleden kan een vergadering ook elders worden gehouden. Bestuursvergaderingen kunnen ook telefonisch of door middel van audiovisuele middelen worden gehouden.
  2. Ieder kwartaal wordt ten minste een vergadering gehouden.
  3. Extra vergaderingen:
  4. Vergaderingen zullen voorts steeds worden gehouden wanneer de voorzitter dit wenselijk acht of indien een van de andere bestuursleden daartoe schriftelijk en onder nauwkeurige opgave van de te behandelen punten aan de voorzitter het verzoek richt.
  5. Indien de voorzitter aan een dergelijk verzoek geen gevolg geeft, is de verzoeker bevoegd zelf een vergadering bijeen te roepen met inachtneming van de vereiste formaliteiten.
  6. Aan een verzoek als sub b bedoeld wordt geacht geen gevolg te zijn gegeven indien de vergadering niet binnen drie weken na het verzoek wordt gehouden.
  7. De oproeping tot de vergadering geschiedt ‑ behoudens het in lid 3 letter b bepaalde ‑ door of namens de voorzitter, ten minste zeven dagen tevoren, de dag van de oproeping en die van de vergadering niet meegerekend, door middel van een schriftelijk bericht.
  8. De oproeping vermeldt, de plaats en tijdstip van de vergadering en de te behandelen onderwerpen.
  9. De vergaderingen worden geleid door de voorzitter. Bij diens afwezigheid wijst de vergadering zelf haar voorzitter aan.
  10. Van hetgeen besproken en besloten is in de vergaderingen worden notulen opgemaakt door de secretaris of door een van de andere aanwezigen, door de voorzitter van de vergadering daartoe aangezocht. De notulen worden in de volgende vergadering door het bestuur vastgesteld en als bewijs daarvan door de voorzitter en secretaris ondertekend.
  11. Besluitvorming:

Besluiten kunnen slechts worden genomen met betrekking tot geagendeerde onderwerpen. Voor zover deze statuten geen grotere meerderheid voorschrijven of hogere eisen stellen aan het aantal ter vergadering aanwezige of vertegenwoordigde bestuursleden (quorum), worden alle bestuursbesluiten genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen in een vergadering waarin de meerderheid van de in functie zijnde bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd is. Indien de stemmen staken geeft de stem van de voorzitter de doorslag. Is deze niet aanwezig of dient hij zich van besluitvorming te onthouden ingevolge het bepaalde in lid 10, dan geeft de stem van de secretaris de doorslag. Is deze ook deze niet aanwezig of dient hij zich van besluitvorming te onthouden ingevolge het bepaalde in

  1. lid 10, dan kan een besluit slechts worden genomen met volstrekte meerderheid van de ter vergadering aanwezige of vertegenwoordigde bestuursleden die zich ter zake niet van besluitvorming behoeven te onthouden.
  2. Indien echter ter vergadering alle in functie zijnde bestuursleden aanwezig zijn, kunnen besluiten worden genomen over alle aan de orde komende onderwerpen, mits met algemene stemmen, ook al zijn de door de statuten gegeven voorschriften voor het oproepen en houden van vergaderingen niet in acht genomen.
  3. Een bestuurslid kan zich ter vergadering door een schriftelijk daartoe gevolmachtigd medebestuurslid laten vertegenwoordigen. Een bestuurslid kan slechts voor een medebestuurslid als gevolmachtigde optreden.
  4. Indien in een vergadering als sub a bedoeld het vereiste aantal bestuursleden niet aanwezig of vertegenwoordigd is, zal, niet eerder dan twee weken maar niet later dan vier weken na de eerste vergadering, een tweede vergadering worden gehouden waarin over de voor de eerste vergadering geagendeerde onderwerpen kan worden besloten ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde bestuursleden.
  5. Het bestuur kan ook buiten vergadering besluiten nemen, mits alle bestuursleden aan besluitvorming mogen deelnemen en hun stem schriftelijk voor het voorstel hebben uitgebracht. Een dergelijk voorstel dient schriftelijk te worden gedaan. Van een aldus genomen besluit wordt, onder bijvoeging van de ingekomen antwoorden, door de secretaris een relaas opgemaakt, dat na medeondertekening door de voorzitter bij de notulen wordt gevoegd.
  6. Ieder bestuurslid heeft recht tot het uitbrengen van een stem. Een bestuurslid neemt niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming en heeft dus ook geen stemrecht, als hij daarbij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegengesteld is aan het belang van de stichting en de met haar verbonden organisatie (tegenstrijdig belang). Het desbetreffende bestuurslid wordt ter zake van een desbetreffend voorstel niet meegeteld ter vaststelling of aan de quorumeis als omschreven in artikel 5 lid 8 letter a is voldaan. Wanneer geen besluit kan worden genomen omdat ten aanzien van alle bestuursleden een tegenstrijdig belang bestaat, kan het besluit alsnog door het bestuur worden genomen onder schriftelijke vastlegging van de overwegingen die aan het besluit ten grondslag. In alle gevallen dat een bestuurslid zich van besluitvorming dient te onthouden wegens een tegenstrijdig belang als hiervoor in dit lid omschreven, wordt hiervan melding gemaakt in de notulen.
  7. Alle stemmingen ter vergadering geschieden mondeling, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of een van de stemgerechtigden dit voor de stemming verlangt. Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende, gesloten briefjes.
  8. Blanco en ongeldige stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht. Degenen die blanco of ongeldig hebben gestemd blijven meetellen voor het quorum.
  9. Een ter vergadering door de voorzitter uitgesproken oordeel omtrent de uitslag van de stemming is beslissend. Wordt onmiddellijk na het uitspreken van dit oordeel de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats wanneer de meerderheid van de vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk is geschied, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.
  10. Onder schriftelijk wordt in deze statuten mede verstaan een langs elektronische weg verzonden bericht mits dat leesbaar en reproduceerbaar is en de herkomst kan worden vastgesteld.

Bestuursbevoegdheid

Artikel 6

  1. Het bestuur is belast met het besturen van de stichting.

Het bestuur is niet bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen, en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt, tenzij daartoe besloten is met een meerderheid van drie vierden

  1. van de stemmen in een vergadering waarin alle in functie zijnde bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
  2. Indien in een vergadering als in het vorige lid bedoeld niet alle bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, zal, niet eerder dan een week en niet later dan vier weken na de eerste vergadering, een tweede vergadering worden gehouden waarin over het desbetreffende onderwerp kan worden besloten met een meerderheid van drie vierden van de stemmen mits ter vergadering ten minste de helft van het aantal in functie zijnde bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd is.

Vertegenwoordiging

Artikel 7

  1. De stichting wordt vertegenwoordigd door het bestuur of door twee gezamenlijk handelende bestuursleden.
  2. Aan de penningmeester kan door het bestuur beperkte of algehele volmacht worden gegeven voor zover het de uitoefening van diens taak betreft.
  3. De beperking van de bestuursbevoegdheid in artikel 6, lid 2 geldt mede voor de bevoegdheid tot vertegenwoordiging.
  4. De in het vorige lid vermelde beperking kan slechts door de stichting worden ingeroepen.

Einde bestuurslidmaatschap; schorsing

Artikel 8

  1. Het bestuurslidmaatschap eindigt: door overlijden van een bestuurslid, door verstrijken van de vastgestelde duur van de benoeming, door aftreden volgens het rooster van aftreden, door verlies van het vrije beheer over zijn vermogen, door schriftelijke ontslagneming met inachtneming van een redelijke termijn, door ontslag door de rechtbank op grond van artikel 2:298 van het Burgerlijk Wetboek en als hij niet langer voldoet aan de eisen van artikel 4 lid 2.
  2. Een bestuurslid kan voorts worden ontslagen door een besluit van de overige bestuursleden. Indien slechts twee bestuursleden in functie zijn, kan een dergelijk besluit niet worden genomen. Indien drie bestuursleden in functie zijn dient het besluit met algemene stemmen van de overige bestuursleden te worden genomen. Zijn meer dan drie bestuursleden in functie dan behoeft het besluit een meerderheid van twee derden van de uitgebrachte stemmen van de overige bestuursleden. Het betrokken bestuurslid wordt vooraf in de gelegenheid gesteld over het voorgenomen besluit te worden gehoord.
  3. Een bestuurslid kan worden geschorst bij besluit van het bestuur. Het besluit kan slechts worden genomen in een vergadering waarin ten minste twee derden van het aantal in functie zijnde bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd is. De schorsing die niet binnen twee maanden is gevolgd door ontslag vervalt na verloop van die termijn.

Boekjaar, jaarstukken en begroting

Artikel 9

  1. Het boekjaar van de stichting is het kalenderjaar.
  2. Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend.
  3. Het bestuur is verplicht jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van de baten en lasten van de stichting te maken en op papier te stellen (jaarstukken).
  4. De jaarstukken worden door het bestuur vastgesteld en als bewijs daarvan door alle bestuursleden ondertekend. Indien een handtekening ontbreekt wordt de reden daarvan op het desbetreffende stuk vermeld. Het bestuur is bevoegd van de jaarstukken een accountantsrapport te doen opmaken.
  5. Na vaststelling van de jaarstukken besluit het bestuur omtrent de behoorlijke taakvervulling tegenover de stichting van ieder van de afzonderlijke bestuursleden (decharge). Ten aanzien van deze besluiten geldt het bepaalde in artikel 5 lid 10, laatste zin.
  6. Het bestuur is verplicht de in lid 2 en 3 bedoelde boeken, bescheiden en andere gegevensdragers zeven jaren te bewaren. De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten, kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige weergave van de gegevens en deze gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.
  7. Indien zulks als voorwaarde voor subsidieverlening gesteld wordt, worden de jaarstukken ter kennisneming toegezonden aan de subsidiërende organisatie of instelling.
  8. Jaarlijks, zo mogelijk vóór de afloop van het lopende boekjaar doch uiterlijk een maand na het begin van het nieuwe boekjaar stelt het bestuur de begroting met betrekking tot het nieuwe boekjaar vast.

Reglement

Artikel 10

  1. Het bestuur is bevoegd een reglement vast te stellen, waarin die onderwerpen worden geregeld, welke niet in deze statuten zijn vervat.
  2. Het reglement mag niet met de wet of deze statuten in strijd zijn.
  3. Het bestuur is te allen tijde bevoegd het reglement te wijzigen of in te trekken.
  4. Voor besluiten tot vaststelling, wijziging of intrekking van het reglement gelden de vereisten die worden gesteld aan een besluit tot statenwijziging.

Statutenwijziging

Artikel 11

  1. Het bestuur is bevoegd deze statuten te wijzigen. Het besluit daartoe moet worden genomen met een meerderheid van drie vierden van de stemmen in een vergadering waarin alle bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, zonder dat in het bestuur enige vacature bestaat.
  2. Indien in een vergadering als in het vorige lid bedoeld het vereiste aantal bestuursleden niet aanwezig of vertegenwoordigd is, kan na twee weken maar uiterlijk binnen vier weken na de eerste vergadering een tweede vergadering worden gehouden waarin over het desbetreffende onderwerp met drie vierden van de stemmen kan worden besloten mits ter vergadering ten minste de helft van de bestuursleden als in lid 1 bedoeld, aanwezig of vertegenwoordigd is.
  3. De wijziging moet op straffe van nietigheid bij notariële akte tot stand komen.
  4. De bestuursleden zijn verplicht een authentiek afschrift van de akte van wijziging, alsmede zo nodig de doorlopende tekst van de gewijzigde statuten neer te leggen ten kantore van het handelsregister.

Ontbinding en vereffening

Artikel 12

  1. Het bestuur is bevoegd de stichting te ontbinden. Op het daartoe te nemen besluit is het bepaalde in artikel 11 lid 1 en 2 van overeenkomstige toepassing.
  2. De stichting blijft na haar ontbinding voortbestaan voor zover dit voor de vereffening van haar vermogen nodig is.
  3. De vereffening geschiedt door het bestuur. Het bestuur is echter bevoegd een of meer vereffenaars te benoemen.
  4. De vereffenaars dragen er zorg voor, dat de ontbinding van de stichting wordt ingeschreven in het handelsregister.
  5. Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van deze statuten en het eventuele reglement van kracht.
  6. Een eventueel batig saldo van de ontbonden stichting wordt zoveel mogelijk besteed overeenkomstig het doel van de stichting, te bepalen door het bestuur.
  7. Na afloop van de vereffening blijven de boeken gedurende zeven jaren berusten onder de jongste vereffenaar.

Onvoorziene gevallen

Artikel. 13

In alle gevallen, waarin noch de wet noch de statuten of verdere reglementen voorzien, beslist het bestuur.